Samenwerking in de keten van het consultproces HPB
De compleet ontvangen aanvraag en gegevens worden vervolgens opgenomen in het patiëntendossier in het UMCG, waarna de patiënt op het eerstvolgende MDO van het expertisecentrum HPB besproken kan worden. Na de MDO-bespreking wordt het advies via hetzelfde consultformulier gerapporteerd aan de aanvragende zorgverlener. Dit consultproces bevat eveneens workflow-ondersteuning (je weet in welke fase zich de aanvraag bevindt). Tevens vult zich op de achtergrond een database met informatie die gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld kwaliteitsverbeteringen in de zorg voor deze patiënten.
Bij de uitvoering van een consultaanvraag zijn diverse medewerkers-groepen betrokken. Ze hebben allen hun eigen taak die ze in de loop der jaren op hun eigen manier hebben ingevuld. En allemaal willen ze helpen om zo snel mogelijk een goed en passend advies aan de patiënt te geven. Bij verandering in het proces, zoals de ontwikkeling van een digitaal consultformulier, is het van belang om samen te kijken naar hun taak en handelen. Daarnaast is het goed om ze kennis te laten maken met alle overige taken in de keten, die uitgevoerd worden door anderen. Zo kan iedereen meedenken over de beperkingen van de bestaande werkwijze en bijdragen aan de verandering.
Belangrijke vragen bij dit veranderproces zijn: Wat is lastig? Begrijpen we elkaar goed? Helpt het wanneer alvast een incompleet dossier wordt toegezonden, terwijl de overige gegevens later volgen? Welke data zijn precies allemaal nodig bij déze patiënt om een goed advies te kunnen verwachten? Heeft de aanvrager/medisch specialist inzicht in welke CT beelden nodig zijn? Lukt het om alle gegevens te verzamelen? Hoe snel kan de patiënt gepland worden voor het MDO in het expertisecentrum HPB?
Met de medewerkersgroepen in de pilotziekenhuizen is dit ‘reflectie onderzoek’ uitgevoerd. Daarbij zijn veel verbetermaatregelen bedacht om de taak, het verzamelen van alle gegevens, gemakkelijker en vooral sneller te laten verlopen. In de ideale situatie hoeven medewerkers in het UMCG niet meer achter ontbrekende gegevens aan te bellen, is het dossier eerder compleet en de patiënt eerder geholpen aan een advies. Door reflectief onderzoek met medewerkers uit te voeren, zorgen zij zelf voor een (nieuwe) organisatie van hun taak en manier van handelen, die (beter) aansluit op het doel/de efficiëntie van het ketenproces. Binnenkort wordt een bijeenkomst georganiseerd om alle deelnemers in de keten van een consultproces met elkaar te laten praten over hun uit te voeren taken en hoe ze die samen, zo efficiënt mogelijk kunnen laten verlopen.
