‘Implementeren in de zorg is een dynamisch proces’

Neem het voorbeeld van INFUZE. Dit project binnen het thema Passend behandelplan wil de schriftelijke informatievoorziening vanuit het ziekenhuis naar de huisarts optimaliseren door de behandelopties, de voors en tegens en het behandeldoel toe te voegen. De huisarts beschikt zo over veel rijkere informatie om met zijn patiënt af te wegen wat de best passende behandeling is. “Uit wetenschappelijk onderzoek van aios huisartsgeneeskunde Mariken Stegmann van het UMCG blijkt dat deze informatie vaak mist in de brieven vanuit het ziekenhuis naar de huisarts”, vertellen projectleiders Vera Hanewinkel en Floor van Nuenen (beiden UMCG). “Dit project heeft als doel om deze wetenschappelijke kennis in de praktijk toe te passen.”
Eerst werd gekeken hoe het nu gaat. Hebben patiënten ook echt behoefte aan een gesprek met hun huisarts? Hoe zien de brieven er uit die de specialist aan de huisarts stuurt? Welke informatie ontbreekt in die brief als je het analyseert vanuit ons model Passend behandelplan? Patiënten, huisartsen, medisch specialisten en verpleegkundigen dachten mee over wat er in de brief zou moeten staan. Van Nuenen: “We zijn nu bezig het format van de brief aan de huisarts in het epd aan te passen. Daarmee maken we het medisch specialisten zo gemakkelijk mogelijk om alle gewenste informatie op te nemen.”

Stappenplan 
Gera Welker, implementatiedeskundige bij het UMCG, verdiept zich al jaren in implementatie- en opschalingstrajecten in de zorg. Ze geeft advies aan onder anderen medisch specialisten en onderzoekers over implementaties, ze initieert subsidieaanvragen voor implementatieonderzoek en ze helpt anderen bij het aanvragen van subsidies. Daarnaast doet ze zelf ook onderzoek naar de vraag waarom een implementatie slaagt of mislukt. 
“Implementeren is het invoeren van een verandering volgens een bepaald stappenplan”, zegt ze. “Je begint altijd met het bepalen van de basisvraag: waaróm ga je dit doen? Vandaaruit maak je een analyse van de setting en ga je in gesprek met je stakeholders.” 
Dat is bij het INFUZE-project in Groningen allemaal volgens het boekje gedaan, aldus Welker: “Het projectteam is begonnen met een situatie-analyse om het probleem in kaart te brengen, een heel belangrijke eerste stap. Daarna hebben ze gekeken wie de stakeholders zijn, wat voor hen belangrijk is, waar ze warm voor lopen, wat belemmerend werkt. Het is heel belangrijk om dit inzichtelijk te hebben en om draagvlak te krijgen onder je stakeholders. Want dan kun je gaan nadenken over wat er moet gebeuren, en hoe.”
De fase waarin het project in regio Noord-Nederland nu verkeert, het aanpassen van de werkprocessen, is de volgende stap, aldus Welker. “Daarna zal er een pilot gedraaid moeten worden om het nieuwe werkproces daadwerkelijk te implementeren, gevolgd door een evaluatie van de resultaten. Zo ver is het project nu nog niet.” 

Opschaling
Ondertussen wordt al wel gewerkt aan opschaling van het INFUZE-project naar de regio Noord-Holland/Flevoland. Niet de ideale volgorde, meent Welker: “Je gaat pas opschalen, dus een project op een andere plek implementeren, als de pilot succesvol en effectief is gebleken. Je hebt dan gemeten of zorgverleners op de nieuwe manier werken en je hebt patiënten gevraagd naar hun ervaringen.” 
Het Amsterdam UMC, waar wordt gewerkt aan een lokale versie van INFUZE, hoopt desondanks voort te bouwen op de ervaringen van het Groningse projectteam. Er is regelmatig overleg tussen Amsterdam en Groningen over de voortgang van beide projecten. Van Nuenen: “Het klopt dat we nog geen resultaten hebben van de pilotfase. Maar volgens mij is het belangrijk om te kijken of je als ziekenhuis mee kunt in het doel van de interventie. Zijn er mensen enthousiast voor? En dan beginnen met een eigen situatieanalyse.” 
Volgens de Amsterdamse projectleiders Boris Janssen en Martijn van Oijen is dat makkelijker gezegd dan gedaan: “Het INFUZE-project in Groningen is heel organisch ontstaan, het leeft daar ook al een tijdje”, vertelt Janssen. “Hier ligt dat anders, wij beginnen bij het begin en zijn dus gestart met het zoeken naar enthousiaste trekkers. We zullen er deels ons eigen project van maken met de geleerde lessen vanuit Groningen. We hebben het wetenschappelijke protocol van Groningen gekregen, maar dat behandelt bijvoorbeeld lang niet al onze implementatie-vragen. Wie gaat wat wanneer doen? Hoe gaan we data verzamelen?” Van Oijen voegt toe: “Het zou gemakkelijker zijn om in te stappen als de resultaten van de Groningse pilot beschikbaar waren.” 
Ook al zou je die resultaten hebben, en ook al zou deze nieuwe manier van werken helemaal geïntegreerd zijn in Noord-Nederland, dan nóg kun je een implementatieplan niet zonder meer hergebruiken, aldus Welker. “Je moet altijd eerst met je eigen stakeholders in gesprek gaan. Die zitten in Amsterdam misschien heel anders in elkaar dan in Groningen. Je moet echt zeker weten dat iedereen het doel van het project onderschrijft. Is er één trekker die het heel graag wil en de rest niet, dan moet hij in staat zijn om het zó te brengen dat andere partijen er ook van overtuigd raken dat het belangrijk is.” 

Praktische handvatten
Janssen en Van Oijen staan helemaal achter het doel van het project: “Wij zien hier ook dat het schort aan de communicatie tussen het ziekenhuis en de eerste lijn, en dat de communicatie met de huisarts bovendien vaak te laat begint”, zegt Van Oijen. “Die informatieuitwisseling is ontzettend belangrijk. Het voorwerk van Groningen laat zien dat het ook beter kán. Het projectteam heeft praktische handvatten ontwikkeld die wij heel goed kunnen gebruiken. We kunnen van elkaars lessen leren, maar we moeten goed beseffen dat we op een aantal vlakken anders zijn. In ons kleine landje bestaan soms grote regionale verschillen. Dat ligt aan de cultuur in de ziekenhuizen, de afspraken die we met elkaar hebben gemaakt, de zorgpaden die we hebben ontwikkeld.” Janssen: “Je moet niet per se op alle punten vast willen houden aan het originele idee. Sommige dingen kun je niet op dezelfde manier doen. Die moet je op tijd identificeren, de verschillen moet je accepteren en ernaar handelen. En er dan je eigen smaak aan geven.” 
Hanewinkel beaamt dit: “De overnemende partij, in dit geval Amsterdam, mag vooral de vrijheid voelen om eigen invulling aan het project te geven. Die regionale verschillen vragen om een eigen uitwerking op detail.” 
Janssen en Van Oijen hebben door het werk van de afgelopen periode een helder beeld van de implementatie en de evaluatie. “We hebben op basis van de ‘bouwstenen’ uit Groningen besluiten gemaakt die aansluiten op onze situatie”, zegt Van Oijen. “Inmiddels hebben we een enthousiast team van zorgprofessionals aan ons kunnen binden.” Janssen: “Onze volgende stappen zijn om concreet te inventariseren hoe dit project past tussen de bestaande projecten, welke infrastructuur we het beste kunnen gebruiken, en met wie we het beste kunnen samenwerken. Dit alles in de optiek van een snelle en adequate implementatie.”

Bewust stappen zetten
Opschalen, het implementeren van een ‘good practice’ in een andere regio, kan nu eenmaal niet door simpelweg een blauwdruk over je project te leggen en die volgens het boekje uit te voeren, besluit Welker: “Je kunt wel bedenken welke stappen je moet nemen, maar die stappen op een goede manier zetten, daar moet je heel bewust mee bezig zijn. En dan nóg blijft het lastig. Elke situatie en elke context is anders en er gebeurt zo veel in de zorg - dat maakt implementeren een dynamisch proces.”