Contact met de hele keten van het consultproces HPB

08-03-2018

In Noord Nederland start binnenkort een pilot tussen (twee) perifere ziekenhuizen en het UMCG voor het gebruik van een digitaal consultformulier. Zo lossen we het probleem op dat ongestructureerde en incomplete consultaanvragen worden gedaan aan het expertisecentrum HPB (oncologische aandoeningen van de lever, alvleesklier en galwegen). Hiermee verbeteren we de kwaliteit en doorlooptijd. Met behulp van dit eenduidige en gestructureerde consultformulier worden patiëntgegevens, laboratoriumuitslagen, beelden en verslagen compleet, veilig en digitaal (conform de XDS standaard) naar het UMCG verzonden. Na het multidisciplinair overleg (MDO) wordt een advies via ditzelfde formulier gerapporteerd aan de aanvragende zorgverlener.

Ter voorbereiding op de introductie van dit nieuwe proces is met betrokken medewerkers in de keten reflectief onderzoek uitgevoerd (zie vorige nieuwsbrief). Daarbij zijn veel verbetermaatregelen bedacht om o.a. de taak, het verzamelen van alle gegevens, gemakkelijker en vooral sneller te laten verlopen.

Kijkje in de keuken

Op 14 december 2017 is in navolging hierop een bijeenkomst georganiseerd om alle deelnemers in de keten van het consultproces met elkaar te laten praten over hun taken en hoe ze die samen, zo efficiënt mogelijk kunnen laten verlopen. De hele keten, dus zowel de aanvrager en secretaressen uit de perifere ziekenhuizen (Treant en MCL), als de polikliniekmedewerkers, casemanager HPB en HPB chirurg uit het UMCG waren aanwezig.

Onder het motto “Wat bereiken we samen?!” was er een presentatie en werden vele aspecten van het proces besproken. Zo werd een toelichting gegeven op de vraag ‘waarom’ bepaalde beelden (CT of MRI) nodig zijn voor het MDO. Het werd duidelijk dat het versturen van gegevens via de post niet nodig is en extra werk oplevert (dubbelcheck), indien er ook gegevens via de fax worden verstuurd. Iedereen dacht mee over allerlei taken in de keten en waarom die zo worden uitgevoerd. De uitkomsten leverden vele nieuwe inzichten op.

De bijeenkomst werd gevolgd door een rondleiding op de oncologieafdeling en in de MDO-ruimte. Daarnaast betekende het kennismaken van medewerkers onderling een verrijking, waardoor de ‘lijntjes korter worden’.

Door aandacht te besteden aan de medewerkers in de keten en hen met elkaar in contact te brengen, worden mogelijkheden ontdekt om het gehele proces efficiënter te laten verlopen. Dit leverde meer begrip en commitment op bij medewerkers, ter voorbereiding op de implementatie van een digitaal consultformulier.